Привлечение иностранного специалиста высокой квалификации дает компании возможность использовать специальный порядок трудоустройства, предусмотренный российским миграционным законодательством. При этом организация должна соблюдать требования не только на этапе приема сотрудника, но и в течение всего периода его работы в России.
Обязанности работодателя ВКС включают подготовку разрешительных документов, направление установленных уведомлений, контроль выплаты вознаграждения и выполнение других миграционных процедур. Поэтому сопровождение такого сотрудника целесообразно организовать как непрерывный процесс — от подготовки ходатайства до завершения трудовых отношений.
Что нужно сделать до начала трудовых отношений
Перед привлечением иностранного специалиста компания должна убедиться, что условия будущего сотрудничества соответствуют требованиям специального режима. В частности, необходимо оценить квалификацию кандидата и согласовать размер вознаграждения.
Оценку компетентности привлекаемого специалиста организация проводит самостоятельно. Для этого могут использоваться документы об образовании, сведения о предыдущей трудовой деятельности, рекомендации, результаты профессиональной оценки и иная информация, подтверждающая знания и опыт кандидата.
После выбора специалиста следует подготовить документы для обращения в МВД. В их числе ходатайство о привлечении иностранного сотрудника и трудовой либо гражданско-правовой договор. Условия вступления такого договора в силу должны соответствовать требованиям законодательства.
На этом этапе особенно важно проверить персональные данные кандидата. Ошибки в написании имени, реквизитах паспорта или других сведениях способны затянуть дальнейшую процедуру.
Получение разрешительных документов
Одним из ключевых этапов трудоустройства является оформление разрешения на работу ВКС. Разрешительный документ выдается на период действия заключенного договора, но с учетом максимального срока, установленного законодательством. Если сотрудничество продолжается, необходимо заблаговременно начать процедуру продления.
Для иностранцев из стран с визовым режимом дополнительно решаются вопросы, связанные с приглашением на въезд и рабочей визой. Последовательность действий лучше определить до планирования даты приезда специалиста в Россию.
Компании также необходимо учитывать территорию действия разрешительных документов. Если сотрудник должен работать в нескольких регионах, этот вопрос следует проанализировать еще при подготовке материалов.
Уведомление о заключении договора
После начала трудовых отношений необходимо выполнить установленные информационные требования. О заключении трудового или гражданско-правового договора с иностранным сотрудником требуется уведомить территориальный орган МВД.
Для подачи такого уведомления предусмотрен срок — не позднее трех рабочих дней с даты заключения соответствующего договора.
Документ необходимо подготовить по действующей форме и направить предусмотренным способом. Особое внимание следует уделить персональным данным иностранца, реквизитам разрешения на работу и сведениям о компании.
Подтверждение подачи рекомендуется сохранять вместе с другими материалами миграционного сопровождения сотрудника. Это позволяет при необходимости подтвердить своевременное исполнение установленного требования.
Контроль размера вознаграждения
Специальный миграционный статус непосредственно связан с соблюдением требований к размеру вознаграждения иностранного специалиста. Поэтому компании недостаточно только указать необходимую сумму в договоре — важно контролировать фактическое исполнение финансовых условий.
Кадровой службе и бухгалтерии рекомендуется заранее согласовать порядок обмена информацией. Это особенно важно при отпусках без сохранения содержания, временной нетрудоспособности и других обстоятельствах, способных повлиять на фактически выплаченную сумму.
Кроме того, при долгосрочном планировании необходимо учитывать изменения законодательства. Если нормативные требования к минимальному размеру вознаграждения меняются, условия трудовых отношений следует своевременно проверить на соответствие новым правилам.
Ежеквартальная отчетность о выплатах
Отдельные обязанности работодателя ВКС связаны с регулярным информированием МВД об исполнении финансовых условий сотрудничества.
Компания должна ежеквартально направлять уведомление об исполнении обязательств по выплате вознаграждения. Для такой отчетности установлены форма и срок подачи.
Практически это означает, что миграционное сопровождение нельзя считать завершенным после получения разрешительных документов. Необходимо вести календарь обязательных действий и учитывать даты окончания каждого отчетного периода.
Перед отправкой уведомления рекомендуется сопоставить сведения бухгалтерии с условиями договора и кадровыми данными. Такой внутренний контроль помогает обнаружить расхождения до передачи информации в государственный орган.
Действия при изменении персональных данных
В течение срока работы у иностранного сотрудника могут измениться сведения, содержащиеся в разрешительных документах. Например, специалист может получить новый паспорт в связи с окончанием срока действия прежнего документа или изменением персональных данных.
Такие обстоятельства нельзя оставлять без внимания. Необходимо определить, требуется ли внесение изменений в разрешение на работу и в какой срок следует обратиться за соответствующей процедурой.
Поэтому компании желательно заранее установить внутренний порядок информирования. Сотрудник должен сообщать ответственному подразделению о замене паспорта и других значимых изменениях сразу после их возникновения.
Это позволяет своевременно оценить ситуацию и избежать расхождений между действующими документами иностранца.
Миграционные процедуры после приезда
Помимо трудовых документов необходимо контролировать законность пребывания специалиста в России. В зависимости от ситуации имеют значение срок визы, место фактического пребывания, дата въезда и продолжительность нахождения по конкретному адресу.
Для высококвалифицированных иностранных специалистов предусмотрены отдельные правила постановки по месту пребывания. Однако специальные сроки не означают полного освобождения от соответствующих процедур.
Если компания является принимающей стороной, ей необходимо контролировать наступление срока для подачи уведомления о прибытии. При изменении места проживания сотрудника следует определить, кто будет выступать принимающей стороной по новому адресу и какие действия потребуются.
Продление документов при продолжении работы
Если компания намерена продолжать сотрудничество, подготовку к продлению следует начинать заранее. Откладывать этот вопрос до последних дней действия разрешения рискованно, поскольку требуется собрать документы и пройти установленную процедуру.
При планировании необходимо одновременно учитывать сроки действия трудового договора, разрешения на работу, паспорта и визы, если она требуется.
Удобно вести индивидуальную карточку или электронный календарь по каждому иностранному специалисту. В нем можно фиксировать основные даты и устанавливать напоминания задолго до окончания документов.
Такой подход особенно полезен компаниям, которые привлекают нескольких иностранных сотрудников и одновременно ведут разные миграционные процессы.
Что требуется при прекращении сотрудничества
Завершение трудовых отношений также сопровождается обязательными действиями. При расторжении трудового договора или прекращении гражданско-правового договора необходимо направить соответствующее уведомление в территориальный орган МВД.
Срок подачи составляет не более трех рабочих дней с даты прекращения договора. Поэтому кадровая служба должна своевременно передавать информацию специалисту, ответственному за миграционное сопровождение.
После увольнения необходимо также оценить дальнейшее положение иностранного сотрудника. Срок его законного пребывания и возможность дальнейшей работы зависят от конкретных обстоятельств и имеющихся документов.
Таким образом, миграционное сопровождение продолжается вплоть до корректного завершения всех процедур, связанных с прекращением сотрудничества.
Как организовать внутренний контроль
Чтобы снизить риск пропуска сроков, компании желательно разработать единый алгоритм сопровождения иностранных специалистов. В нем следует определить ответственных сотрудников, порядок обмена сведениями между кадровой службой и бухгалтерией, а также правила хранения документов.
Практический контроль может включать:
- календарь сроков разрешительных документов;
- проверку визовых и миграционных процедур;
- контроль фактических выплат;
- график направления обязательных уведомлений;
- отслеживание изменений паспортных данных;
- подготовку к продлению документов;
- фиксацию даты прекращения трудовых отношений.
Системный подход позволяет распределить задачи между подразделениями и уменьшить зависимость миграционных процессов от действий одного сотрудника.
Помощь компаниям в сопровождении ВКС-иностранцев
Управление визово-миграционной поддержки Фонда «Сколково» оказывает содействие организациям в решении задач, связанных с наймом и последующим администрированием иностранных специалистов высокой квалификации. Спектр предоставляемых услуг охватывает:
- оформление комплекта документов для выдачи и продления разрешения на работу;
- подготовку обязательных уведомлений;
- организацию визового процесса и оформление приглашений;
- поддержку при постановке на миграционный учет.
Передача профильных процедур специалистам позволит снизить нагрузку на кадровое подразделение и эффективно решить проблемы взаимодействия с ВКС, освободив время для других важных задач. Чтобы узнать больше об услугах Управления, наберите наш номер. Обращайтесь – поможем с оформлением документов для ВКС.