Иностранные специалисты, прибывающие в Россию для работы, должны соблюдать требования законодательства о пребывании в стране. Для высококвалифицированных сотрудников предусмотрены специальные правила, которые отличаются от общего порядка, установленного для других категорий иностранцев. В частности, действуют увеличенные сроки, в течение которых можно находиться в месте пребывания без выполнения действий, необходимых для регистрации.
Миграционный учет иностранных граждан ВКС требует контроля даты въезда, места фактического пребывания и перемещений работника по территории России. Работодателю или другой принимающей стороне важно правильно определить момент возникновения обязанности по подаче уведомления о прибытии и не пропустить установленный срок.
Какие правила действуют после въезда в Россию
Специальный порядок установлен Федеральным законом от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации». Высококвалифицированные специалисты и члены их семей освобождаются от выполнения действий, необходимых для постановки по месту пребывания, на срок до 90 дней со дня въезда в Россию.
Это означает, что после пересечения границы не требуется сразу подавать уведомление о прибытии, если применяются условия специального режима. Однако освобождение ограничено установленным периодом.
Если человек продолжает находиться в том же месте после окончания 90 дней, необходимо выполнить предусмотренные законодательством действия. После истечения льготного периода на это отводится не более семи рабочих дней.
Поэтому дату пересечения российской границы следует фиксировать и учитывать при расчете последующих сроков.
Что происходит при поездках по России
Отдельное правило предусмотрено для перемещений внутри страны. Если иностранный специалист уже зарегистрирован по месту жительства или поставлен на учет по месту пребывания в России, при приезде в новое место он может находиться там без новой регистрации до 30 дней.
Например, сотрудник, уже находящийся в России на законных основаниях, может отправиться в другой регион в служебную поездку. Если продолжительность нахождения по новому адресу не превышает установленный период, выполнять действия для регистрации по новому месту не требуется.
Если же пребывание продолжается более 30 дней, возникает необходимость выполнить соответствующую процедуру. После окончания этого периода предусмотрено не более семи рабочих дней для подачи уведомления.
Таким образом, работодателю желательно знать не только дату первоначального приезда сотрудника в Россию, но и сведения о его продолжительных перемещениях между регионами.
Кто выступает принимающей стороной
При организации процедуры важно определить принимающую сторону. Это может быть организация, у которой иностранный работник фактически находится по адресу компании, гостиница, собственник жилого помещения или другое лицо, соответствующее требованиям законодательства.
Не следует автоматически считать, что обязанности всегда выполняет работодатель. Все зависит от того, где именно человек фактически пребывает и кто предоставляет ему помещение.
Если компания размещает сотрудника в принадлежащем ей помещении либо в предусмотренных законом случаях выступает принимающей стороной по другому основанию, именно ей необходимо контролировать соответствующие действия.
Когда специалист самостоятельно арендует квартиру, вопрос о том, кто и каким способом подает уведомление, необходимо определить с учетом обстоятельств проживания и действующих норм.
Какие сведения потребуются для процедуры
Для подготовки уведомления необходимы персональные и миграционные данные иностранного работника. Поэтому принимающей стороне следует заранее проверить документы и убедиться, что сведения переносятся без ошибок.
В зависимости от конкретной ситуации используются данные документа, удостоверяющего личность, сведения о въезде, месте пребывания и другие предусмотренные формой уведомления сведения.
Особое внимание следует уделять написанию имени и фамилии, серии и номеру паспорта, датам и адресу. Расхождения в документах способны создать дополнительные сложности при последующих миграционных процедурах.
Принимающей стороне также рекомендуется сохранять документы, подтверждающие выполнение обязанности. Это позволяет при необходимости установить дату и способ направления уведомления.
Как процедура связана с трудоустройством
Регистрация по месту пребывания и разрешение на трудовую деятельность решают разные задачи. Поэтому выполнение одной процедуры не заменяет другую.
При привлечении высококвалифицированного иностранного сотрудника компания проходит отдельные этапы, связанные с его трудоустройством. Одним из них является получение разрешения на работу ВКС.
После выдачи необходимых разрешительных документов работодателю следует продолжать контролировать миграционный статус работника. В зависимости от гражданства и порядка въезда также могут иметь значение срок действия визы, паспорта и иных документов.
Поэтому сопровождение целесообразно организовать как единый процесс, в котором разрешительные, визовые и регистрационные процедуры контролируются одновременно.
Распространяются ли специальные сроки на членов семьи
Особые правила предусмотрены не только для самого специалиста. Федеральный закон № 109-ФЗ распространяет освобождение от выполнения действий, необходимых для постановки по месту пребывания, также на членов его семьи.
Для них применяется 90-дневный период после въезда в Россию. Если член семьи уже зарегистрирован по месту жительства или месту пребывания и затем перемещается по территории страны, действует предусмотренный законодательством 30-дневный период по новому адресу.
Это особенно важно учитывать, когда работник приезжает вместе с супругом, детьми или другими членами семьи, признаваемыми таковыми законодательством.
Работодателю, который сопровождает переезд всей семьи, удобно включить документы родственников в общий календарь миграционных сроков. Это помогает избежать ситуации, когда сроки самого сотрудника контролируются, а аналогичные действия в отношении сопровождающих его лиц остаются без внимания.
Почему фактический адрес имеет значение
При организации миграционного учета иностранных граждан ВКС важно ориентироваться на фактическое место пребывания. Нельзя выбирать адрес исключительно исходя из удобства кадровой службы или расположения офиса.
Если работник проживает в гостинице, необходимые действия обычно выполняются в рамках правил, применяемых к организации, оказывающей гостиничные услуги. При проживании в квартире или другом жилом помещении порядок зависит от того, кто предоставляет помещение и выступает принимающей стороной.
Если сотрудник переезжает, работодателю желательно своевременно получить информацию о новом адресе. Особенно это актуально для компаний, которые организуют проживание иностранных работников самостоятельно.
Корректные сведения об адресе важны и при последующем продлении разрешительных и визовых документов.
Как работодателю контролировать сроки
Практический способ снизить риск пропуска обязательных действий — вести единый календарь по каждому иностранному сотруднику. В него можно включить дату въезда, начало пребывания по конкретному адресу, сведения о перемещениях, сроки действия паспорта, визы и разрешительных документов.
Ответственного сотрудника желательно определить заранее. Если функции распределены между кадровой службой, административным подразделением и внешними специалистами, необходимо установить порядок передачи информации.
Например, кадровая служба может контролировать трудовые документы, административный отдел — сведения о месте проживания, а профильный специалист — обязательные миграционные сроки.
Особенно важно своевременно получать сведения о поездках и смене адреса. Даже правильно организованная первоначальная регистрация не исключает необходимости последующих действий при изменении места пребывания.
Какие ошибки встречаются на практике
Одна из распространенных ошибок — применение общих сроков без учета специального статуса иностранного работника. Возможна и обратная ситуация: компания знает о 90-дневном периоде и ошибочно считает, что никаких дальнейших действий выполнять не потребуется.
Также проблемы могут возникнуть при неправильном определении принимающей стороны, несвоевременном получении информации о переезде или ошибках в персональных данных.
Для снижения рисков рекомендуется:
- фиксировать дату каждого въезда в Россию;
- контролировать продолжительность нахождения по конкретному адресу;
- получать информацию о длительных поездках в другие регионы;
- проверять данные паспорта и миграционных документов;
- заранее определять принимающую сторону;
- хранить подтверждения выполнения обязательных процедур.
Системный контроль особенно важен для организаций, в которых одновременно работают несколько иностранных специалистов.
Помощь компаниям в сопровождении иностранных специалистов
Управление визово-миграционной поддержки Фонда «Сколково» помогает компаниям организовать сопровождение иностранных высококвалифицированных сотрудников на различных этапах их трудовой деятельности и пребывания в России. Работодатели могут получить помощь по основным направлениям визово-миграционной работы, включая:
- подготовку документов для разрешительных процедур и предусмотренных уведомлений;
- сопровождение получения и продления разрешений;
- оформление приглашений и виз;
- помощь с постановкой иностранных сотрудников по месту пребывания.
Комплексный подход позволяет объединить разные процедуры в единый рабочий процесс и контролировать важные сроки. Это особенно удобно компаниям, которые регулярно привлекают иностранных сотрудников к работе.
Опытные специалисты Управления помогают разобраться в последовательности необходимых действий, подготовить документы и организовать взаимодействие с государственными органами. Для уточнения перечня услуг и выбора подходящего формата сопровождения позвоните нам.