С 1 сентября 2026 года компании, принимающие на работу иностранных специалистов, должны использовать новые формы при передаче сведений в МВД. Основанием для изменений стал приказ МВД России от 12.05.2026 № 290.
Новые уведомления ВКС необходимо учитывать как организациям, в штате которых уже есть иностранные высококвалифицированные специалисты, так и компаниям, только планирующим их привлечение. Документ устанавливает актуальные формы для передачи информации о выплате вознаграждения, заключении трудовых отношений и их прекращении. Одновременно определен порядок представления соответствующих сведений.
Когда начал действовать новый порядок
С 1 сентября 2026 года приказ МВД России № 290 стал основным документом, устанавливающим рассматриваемые формы. Период его действия ограничен 1 сентября 2032 года.
Для кадровых подразделений это прежде всего означает необходимость пересмотреть используемые рабочие материалы. Формы, применявшиеся до указанной даты, следует заменить актуальными версиями, чтобы при подготовке сведений специалисты не обращались к устаревшим шаблонам.
Если миграционными вопросами занимаются сразу несколько подразделений, необходимо синхронизировать их работу. Аналогичная проверка потребуется, когда часть функций передана сторонней организации. У кадровой службы, бухгалтерии и внешнего исполнителя должны использоваться одинаковые актуальные формы.
Какие документы предусмотрены приказом МВД
Приказ № 290 охватывает несколько ситуаций, возникающих в процессе трудоустройства иностранных работников. Для каждой из них предусмотрена соответствующая форма. Документом установлены формы для передачи информации:
- о выполнении условий по выплате заработной платы или иного вознаграждения высококвалифицированному специалисту;
- о заключенном с иностранным работником трудовом либо гражданско-правовом договоре;
- о прекращении или расторжении заключенного ранее договора;
- о трудоустройстве иностранного лица организацией, которая оказывает в России услуги по трудоустройству иностранцев.
Работая с приказом, следует обращать внимание не только на содержание конкретного бланка. Нормативный акт также определяет порядок представления предусмотренных сведений. Поэтому перед отправкой документа необходимо проверить одновременно его форму, правильность заполнения и соблюдение процедуры подачи.
Как сообщать о выплаченном вознаграждении
Для компаний, привлекающих высококвалифицированных специалистов, отдельное значение имеет подтверждение исполнения финансовых условий сотрудничества.
В соответствующем документе отражается информация о компании или заказчике работ (услуг), иностранном сотруднике и выданном ему разрешении на работу. Кроме того, в нем указываются сведения о трудовом либо гражданско-правовом договоре и выполнении предусмотренных им обязательств по выплате вознаграждения.
Такие сведения передаются ежеквартально. Крайний срок приходится на последний рабочий день месяца, который следует за завершившимся отчетным кварталом.
Чтобы избежать расхождений, кадровой службе имеет смысл получать необходимые данные от бухгалтерии заранее. До отправки документа следует сопоставить фактические выплаты с договором и разрешительными документами иностранного сотрудника. Такая сверка помогает выявить неточности до передачи информации в МВД.
Что учитывать после заключения договора
Отдельный документ предусмотрен для ситуации, когда компания заключает с иностранным работником трудовой договор либо гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг.
Информация передается по каждому привлеченному иностранцу. Поэтому компании необходимо выстроить процесс таким образом, чтобы сведения о заключенном договоре своевременно поступали от кадрового подразделения сотруднику, ответственному за миграционное сопровождение.
Особое значение имеет дата заключения договора: от нее рассчитывается установленный период для передачи информации в МВД.
Перед подачей необходимо проверить написание имени и фамилии иностранного сотрудника, паспортные данные, реквизиты разрешительных документов и сведения о трудовых отношениях. Финальная сверка занимает немного времени, но позволяет обнаружить технические ошибки еще до отправки формы.
Как действовать после завершения сотрудничества
Прекращение трудовых отношений также требует отдельного действия со стороны компании. Для сообщения о расторжении или прекращении трудового либо гражданско-правового договора приказ № 290 предусматривает самостоятельную форму.
Внутри организации важно наладить оперативную передачу сведений об увольнении специалисту, который занимается миграционными процедурами. Особенно актуален такой порядок для крупных компаний, где кадровые вопросы и взаимодействие с государственными органами относятся к компетенции разных отделов.
Когда дата окончания сотрудничества определена заранее, значительную часть документа можно подготовить до наступления этого события. После фактического прекращения отношений останется проверить сведения, связанные с итоговой датой, и направить форму в установленном порядке.
Подтверждение ее представления желательно сохранить в миграционном досье сотрудника. Такой подход упрощает последующую внутреннюю проверку документов.
Как подача сведений связана с разрешительными процедурами
Передача информации в МВД представляет собой один из элементов сопровождения иностранного специалиста. До допуска человека к трудовой деятельности компания проходит отдельные разрешительные процедуры.
В частности, необходимо получить разрешение на работу ВКС. После получения этого документа миграционное сопровождение продолжается. Компании необходимо контролировать предусмотренные сроки, а в зависимости от гражданства сотрудника и обстоятельств его пребывания — учитывать визовые вопросы, миграционный учет и необходимость своевременного продления разрешительных документов.
По этой причине изменения, начавшие действовать 1 сентября 2026 года, целесообразно включить в общий корпоративный алгоритм работы с иностранными сотрудниками. Рассматривать передачу форм отдельно от остальных миграционных процессов не стоит.
Что изменить во внутренних процессах компании
Организациям, регулярно нанимающим иностранных специалистов, после изменения форм полезно провести внутреннюю ревизию.
Начать можно с шаблонов, которые хранятся в общих и персональных рабочих папках. Устаревшие версии лучше удалить либо перенести в архив таким образом, чтобы их нельзя было случайно использовать при подготовке очередного документа.
Следующий шаг — актуализация инструкций. Сотрудники, отвечающие за взаимодействие с МВД, должны понимать, какие формы действуют и в каких ситуациях они применяются.
Если документы формируются с помощью кадровой информационной системы, необходимо проверить используемые в ней шаблоны. Автоматическое формирование не исключает ошибки, если в программном обеспечении сохранилась предыдущая версия.
Наконец, желательно определить порядок взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Правильно заполненный документ не решит проблему, если сведения будут переданы после истечения предусмотренного срока.
Какие данные требуют дополнительной проверки
Перед направлением документа желательно проводить контрольную сверку. Это особенно важно при одновременном сопровождении большого числа иностранных сотрудников. Проверить следует:
- наименование компании и ее необходимые реквизиты;
- фамилию, имя и другие персональные сведения работника;
- реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- информацию из разрешения на работу;
- номер, дату и другие сведения договора;
- дату заключения или завершения трудовых отношений;
- информацию о фактически выплаченном вознаграждении при подготовке квартальной отчетности.
Полезно применять принцип двойной проверки. Например, один специалист готовит документ, а другой перед отправкой сверяет основные сведения с первичными материалами. Такой порядок помогает обнаружить опечатки, неверные даты и другие технические неточности.
Как выстроить систему контроля сроков
Работа с иностранными сотрудниками предполагает одновременный контроль нескольких процессов. У каждого из них есть собственные сроки, поэтому использовать только личный календарь кадрового специалиста рискованно.
Компания может создать единую систему, где по каждому иностранному работнику будут отражаться ключевые даты: заключение договора, получение и окончание разрешения на работу, передача квартальных сведений, срок визы и другие события.
Не менее важно систематизировать подтверждения уже выполненных действий. Внутренний архив должен позволять быстро установить, какие сведения были переданы в МВД, в отношении какого человека и когда это произошло.
Таким образом, новые уведомления ВКС могут стать основанием для пересмотра всей системы миграционного контроля. Централизованный календарь и понятное распределение ответственности снижают риск того, что очередной срок будет пропущен из-за отсутствия одного сотрудника или несвоевременной передачи информации между подразделениями.
Помощь в оформлении документов для ВКС
Управление визово-миграционной поддержки Фонда «Сколково» помогает компаниям сопровождать иностранных специалистов на различных этапах их трудоустройства и пребывания в России. Компании, привлекающие сотрудников из других государств, могут передать профильные миграционные процедуры специалистам Управления. В числе направлений работы:
- сопровождение получения разрешений на работу и прохождения визовых процедур;
- подготовка документов для продления действующих разрешений;
- помощь при получении приглашений для въезда в Россию;
- сопровождение вопросов, связанных с миграционным учетом.
Такой формат работы позволяет разгрузить кадровое подразделение и одновременно организовать централизованный контроль необходимых процедур. Специалисты Управления помогают подготовить документы, определить последовательность действий и своевременно представить необходимые материалы.
Если вашей компании требуется визово-миграционное сопровождение иностранных сотрудников, обратитесь в наше Управление. Специалисты помогут подобрать подходящий формат взаимодействия с учетом задач компании.